Privacyverklaring

Fairtual Technologies blijft zich continu inzetten om de privacy van haar gebruikers maximaal te beschermen en streeft ernaar om iedereen een veilige gebruikerservaring aan te bieden. In ons Privacy beleid vindt u alles om beter te begrijpen hoe Fairtual uw gegevens verzamelt en gebruikt, en om inzicht te krijgen in de keuzes die u hebt om uw gegevens te beschermen.

Het Privacy beleid bevat ons beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens met de verklaring van onze privacy praktijken en informatie. Ons privacy beleid is ontworpen om u te informeren over onze privacy praktijken op een duidelijke, beknopte wijze.

Indien u een vraag hebt over privacy dient u contact op te nemen met ons door ons te mailen op info@fairtual.be.

Het privacy beleid van Fairtual

Woorden met een hoofdletter zijn gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden en hebben in deze bijlage dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden.
De verwerking verwijst naar alle bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens op grond waarvan een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd; zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Deze Privacy Policy heeft tot doel de personen die bij die verwerkingen betrokken zijn alle informatie te verstrekken die volgens de van kracht zijnde regelgeving worden vereist, waaronder de informatie vereist door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming of “GDPR”).
Fairtual verbindt zich ertoe om de persoonsgegevens van de Gebruikers op een wettelijke, correcte en transparante manier te verwerken. In deze privacyverklaring legt Fairtual uit welke persoonsgegevens worden verwerkt en wat daarbij de doeleinden zijn, welke rechten de Gebruiker heeft om zijn/haar privacy te veilig te stellen en eventueel te verbeteren.

Begrippen

In deze Privacy Policy wordt gebruik gemaakt van volgende begrippen:
De Website: de website, welke te vinden is via de URL https://virtualfair.be.
de Verordening: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (ook wel genoemd “algemene verordening gegevensbescherming” of “GDPR”)
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Bijvoorbeeld: naam, adres, gezinssamenstelling, evaluaties, getuigschriften, enz.
Verwerking: (het geheel van) bewerking(en) van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: bewaren, verzamelen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, verspreiden, doorgeven, wissen, vernietigen, enz.
Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon, overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, waarop de verwerkte gegevens betrekking hebben.

Op wie is deze privacy policy van toepassing?
Deze policy is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van de Gebruikers van de Website, met name:
⦁ personen die de Website bezoeken;
⦁ personen die het contactformulier invullen.
Deze personen zullen samen de “Betrokkenen” en elk individueel een “Betrokkene” genoemd worden.

De verwerkingsverantwoordelijke, de functionaris voor gegevensbescherming en de verwerker
⦁ De Verwerkingsverantwoordelijke:
Fairtual Technologies BV, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd te Cathilleweg 88, 8490 Jabbeke, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer BE0899.916.411 (hierna: “Fairtual”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verricht;

⦁ De functionaris voor gegevensbescherming:
De functionaris voor de gegevens- en privacybescherming bij Fairtual is bereikbaar aan de hand van de volgende contactgegevens:
⦁ naam: Mike Thevissen
⦁ tel: + 32 (0)472 75 66 22
⦁ E-Mail: mike.thevissen@whitewire.be

Doel van de verwerking
Fairtual verwerkt persoonsgegevens in het kader van het gebruik van haar Website. De persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
⦁ Contactpersonen bij Gebruikers die ondernemingen zijn of in professionele hoedanigheid optreden (klanten of prospecten): de persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die met Fairtual wordt afgesloten op een correcte manier op te stellen en te kunnen uitvoeren. Voor de contractsluiting dient Fairtual over de nodige persoonsgegevens te beschikken om de overeengekomen dienstverlening te kunnen aanbieden;
⦁ Leveranciers met wie Fairtual in contact treedt: de persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die met Fairtual wordt afgesloten op een correcte manier op te stellen en te kunnen uitvoeren;
⦁ Ieder gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke;
⦁ Het verzoek van de Gebruiker die het contactformulier invult kunnen inwilligen (toestemming).
Alle persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en eventueel later boekhoudkundig verwerkt.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Rechtstreeks verzamelde informatie

⦁ Informatie betreffende de Betrokkene: Naam – Voornaam
⦁ Informatie om de Betrokkene te contacteren: telefoonnummer – e-mailadres
Indien de Betrokkene zich via de Website kenbaar maakt (door het contactformulier in te vullen), worden zijn/haar gegevens opgeslagen in de database. De Betrokkene geeft door de registratie en/of identificatie uitdrukkelijke toestemming om te worden opgenomen in de database.

Wat de Betrokkene meedeelt

Als de Betrokkene Fairtual telefonisch contacteert, kan Fairtual zijn/haar identiteit (naam en voornaam) en telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruik maakt van de dienstverlening.

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
⦁ Identiteitsinformatie
⦁ Contactinformatie
⦁ Al de gegevens, documenten en media die de betrokkene ter beschikking heeft gesteld aan Fairtual

Wie ontvangt de persoonsgegevens?
De Verwerkingsverantwoordelijke kan de persoonsgegevens van de Betrokkene doorgeven aan de volgende ontvangers:
⦁ ICT-dienstverleners;
⦁ Accountant – boekhouder;
⦁ Onderaannemers die gelieerd zijn aan de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals een designer of programmeur.
De persoonsgegevens van de Betrokkene worden in principe niet doorgegeven aan een land dat geen deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte.
Fairtual verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de in artikel ‘Gegevensverwerkingen’ vermelde doeleinden. Enkel de medewerkers binnen de Fairtual organisatie, die in uitvoering van hun functie deze persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
De Verwerkingsverantwoordelijke bewaart de persoonsgegevens van de Betrokkene:
⦁ Zolang als nodig om de doelen zoals omschreven in artikel Gegevensverwerkingen te verwezenlijken;
⦁ Zolang als nodig om de persoonsgegevens te verwijderen nadat de bewaringstermijnen waarin de regelgeving voorziet, verstreken zijn;
⦁ Zolang als nodig om verplichtingen na te leven die voortvloeien uit een wettekst, andere regelgeving of door Fairtual gesloten overeenkomsten, of door een overheid worden opgelegd.

Welke rechten kan de betrokkene uitoefenen?

Recht op bezwaar
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming van de Betrokkene (zie punt ‘op wie is deze policy van toepassing?’), kan de Betrokkene deze toestemming te allen tijde intrekken.

Indien de Betrokkene een of meer van de hierna vermelde rechten wil uitoefenen, dient hij/zij contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Fairtual via de contactgegevens vermeld in artikel ‘De verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming’.

Recht op inzage
De Betrokkene heeft het recht om van Fairtual uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem/haar betreffende persoonsgegevens en om desgevallend inzage te verkrijgen van de desbetreffende persoonsgegevens en de volgende informatie:
⦁ de verwerkingsdoeleinden;
⦁ de betreffende categorieën van persoonsgegevens;
⦁ de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens worden verstrekt;
⦁ indien mogelijk, de termijn gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen
⦁ worden opgeslagen, of indien niet mogelijk de criteria om die termijn te bepalen;
⦁ dat de Betrokkene het recht heeft om Fairtual te verzoeken dat persoonsgegevens worden
⦁ gewist of gecorrigeerd, of dat de verwerking wordt beperkt;
⦁ dat de Betrokkene het recht heeft om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
⦁ alle beschikbare gegevens over de bron van de gegevens, in het geval dat de
⦁ persoonsgegevens niet bij de Betrokkene zelf worden verzameld;
⦁ het bestaan, in voorkomend geval, van een uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering en in de van toepassing zijnde gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen van de geautomatiseerde besluitvorming.
Fairtual zal op uitdrukkelijk verzoek van de Betrokkene binnen een redelijke termijn een zo volledig mogelijk overzicht geven van de gevraagde persoonsgegevens en/of informatie hierboven. De Betrokkene heeft het recht om kosteloos een kopie te verkrijgen van de gevraagde informatie.
Wanneer de Betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, kan Fairtual de informatie op elektronische wijze verstrekken, bijvoorbeeld via e-mail.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht van verbetering
De Betrokkene heeft het recht om foutieve, ongepaste of verouderde persoonlijke gegevens te laten verwijderen of verbeteren. Is de Betrokkene van mening dat informatie die Fairtual heeft opgeslagen onvolledig, onjuist, ongepast of verouderd is, dient hij/zij de functionaris voor gegevensbescherming van Fairtual te contacteren aan de hand van de contactgegevens vermeld in artikel 4.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht tot het wissen van gegevens
De Betrokkene heeft het recht om te verkrijgen dat bepaalde persoonsgegevens worden gewist wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is:
⦁ de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waaronder zij zijn verzameld of verwerkt;
⦁ de Betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
⦁ de Betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig dit beleid;
⦁ de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
⦁ de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Fairtual rust.

Fairtual is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen wanneer een van de bovenstaande gevallen van toepassing is. Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
De Betrokkene heeft het recht om in bepaalde gevallen de beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens te verkrijgen. De volgende voorwaarden moeten van toepassing zijn:
⦁ Wanneer de opgeslagen persoonsgegevens niet correct zijn, gedurende de periode die Fairtual nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren en desgevallend te corrigeren;
⦁ de verwerking van persoonsgegevens is onrechtmatig en de Betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
⦁ Fairtual heeft de gegevens niet langer nodig voor de verwerkingsdoeleinden waarvoor de gegevens werden opgeslagen maar wel in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens werd beperkt, mag Fairtual de persoonsgegevens blijven opslaan maar mogen er geen persoonsgegevens worden verwerkt zonder voorafgaande toestemming van de Betrokkene.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
Onder voorbehoud van de rechten en vrijheden van derden en de beperkingen voorzien in de Verordening, heeft de Betrokkene het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij zelf aan Fairtual heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen.
De Betrokkene heeft het recht deze gegevens zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of te vragen dat de persoonsgegevens rechtstreeks door Fairtual naar een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgestuurd.

Weigeren van geautomatiseerde verwerking en besluitvorming
De gegevensverwerkingen en processen verlopen niet geautomatiseerd, noch zonder menselijke tussenkomst. Desondanks kan de Betrokkene bezwaar indienen tegen de geautomatiseerde verwerking van zijn persoonsgegevens wanneer deze verwerking hem/haar in aanmerkelijke mate treft.
Hier geldt de volgende uitzondering, die geval per geval moet worden beoordeeld:
⦁ de geautomatiseerde verwerking is toegestaan bij een wettelijke bepaling die op Fairtual van toepassing is en die ook voorziet in de nodige maatregelen ter bescherming van de rechten, vrijheden en belangen van de Betrokkene.
De Betrokkene heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op hem van toepassing zijn in de gevallen die de wet of andere regelgevende teksten voorzien.
De Betrokkene kan deze rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen bij of contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming bij Fairtual, zoals eerder vermeld.
De functionaris voor gegevensbescherming zal de nodige maatregelen nemen om de identiteit van de Betrokkene die een verzoek indient, te controleren.
De Betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dit sinds 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer): zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Welke beveiligingsmaatregelen worden getroffen?
Aangezien persoonsgegevens worden verwerkt, garandeert Fairtual te allen tijde de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van deze informatie. Fairtual hanteert een hoog beveiligingsniveau voor de verwerking en de gegevens die worden verwerkt en opgeslagen.
De belangrijkste principes die Fairtual toepast, zijn:
1. Definitie van de rollen en verantwoordelijkheden inzake informatiebeveiliging om te garanderen dat alle beveiligingsactiviteiten worden uitgevoerd.
2. Alle vereiste documentatie, zoals beleidsregels, standaarden, procedures en richtlijnen, is aanwezig om de beveiliging te ondersteunen. Die documentatie wordt regelmatig herzien.
3. Fairtual hanteert een risico-gebaseerde benadering om de noodzakelijke technische en andere beveiligingscontroles te identificeren. Dit garandeert dat de juiste prioriteiten worden bepaald en dat alleen efficiënte en effectieve beveiligingscontroles worden geselecteerd en geïmplementeerd.
4. Fairtual verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat de medewerkers in de gehele organisatie zich bewust zijn van het belang van informatiebeveiliging en gegevensbescherming en integreert dit via regelmatige opleidingen en oefeningen.
5. Fairtual beschikt over identiteits- en toegangscontroles om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijzigingen of verwijdering, al dan niet opzettelijk veroorzaakt.
6. Fairtual heeft fysieke controles ingevoerd om brand- en diefstalpreventie en toegangscontrole voor haar gebouwen te garanderen.
7. Er werden cyberbeschermingscontroles geïnstalleerd. De applicaties en de technologieplatformen werden ontworpen, geconfigureerd, onderhouden en geëvalueerd op basis van erkende beveiligingscriteria, zoals kwetsbaarheden en bedreigingen worden permanent gemonitord.
8. Er werd een Business Continuity-programma geïnstalleerd om de continuïteit te garanderen in geval van storingen of rampen en de bedrijfsprocessen te herstellen. Tijdens de activering van dit programma blijven de informatiebeveiligingsprincipes van kracht.
9. Het informatiebeveiligingsbeleid en de implementatie ervan worden regelmatig beoordeeld.